Internationalisation des clients et concurrents, transformation de l’environnement business, évolution des attentes du personnel… autant d’enjeux auxquels sont confrontées les entreprises. Pour mieux y faire face, leur mode de fonctionnement doit ainsi gagner en souplesse. La fonction RH met toutes les chances de son côté, en misant sur les nouvelles technologies.
Elle peut alors automatiser un certain nombre de processus. Mieux encore, plusieurs tâches administratives à l’adresse des salariés et des managers font l’objet de dématérialisation.
Les raisons de dématérialiser le processus RH
La dématérialisation du processus RH s’inscrit dans une logique de numérisation. Elle permet en premier lieu de supprimer les supports papiers, ce qui offre un plus à la diffusion des fiches de paie. En second lieu, le stockage des données électronique peut être centralisé, et la gestion des accès optimisée. Ces deux avantages forment le garant d’un gain de temps considérable, en plus d’une fiabilité et d’un niveau élevé de sécurité.
Dématérialisation des documents
La dématérialisation des documents constitue un enjeu clé pour les services RH. Elle porte notamment sur le bulletin de salaire. La distribution se fera via un coffre-fort électronique et en conformité avec les législations en vigueur. En outre, le dossier salarié, la gestion et le stockage des documents du salarié, ou encore l’organisation en générale peuvent aussi faire l’objet de dématérialisation. Une pratique qui implique la signature électronique sur tout type de document RH. Très souvent, elle s’accompagne de la mise en place de portails collaboratifs pour une meilleure gestion des workflows (recrutement, demandes d’absences, congés payés…).
Le déploiement de la solution de dématérialisation
Le déploiement d’une solution de dématérialisation dans les services RH relève de la compétence des professionnels. Une option qui s’impose surtout pour les entreprises disposant d’une solution SaaS et en passe de changer de SI. En effet, elle leur permet un processus de dématérialisation en continu. Plusieurs habilitations des conducteurs sont concernées. En un seul clic, il sera alors possible d’avoir une idée précise sur le nombre d’habilitations.
Quelques points de vigilance
La dématérialisation des processus RH passe avant tout sur une solution simple, intuitive et facile d’utilisation. Pour vérifier le bon fonctionnement du système, un test auprès des différents services et du personnel est envisageable. L’idée est surtout de s’assurer que les managers maîtrisent l’outil. Ils sont effectivement chargés de le mettre à jour en temps réel. Des webinars permettant de le présenter à l’ensemble des salariés viendront optimiser cette phase de vulgarisation.
Accompagnement des démarches de dématérialisation en interne
A l’issue de la phase de vulgarisation, un accompagnement des démarches de dématérialisation en interne sera le bienvenu. En ce qui concerne les bulletins de salaire, une notification à l’endroit de l’IRP (Instances représentatives du personnel) est recommandée (au moins un mois à l’avance). Enfin, des supports de communication s’imposent, compte tenu de l’importance de la dématérialisation des documents pour le service RH, mais aussi pour les collaborateurs. Ainsi, des mails types, un FAQ, ou encore des flyers peuvent être déployés.